Commis administrative

  • Accueillir les personnes qui se présentent au bureau, les diriger vers la personne ou le service approprié;
  • Répondre au téléphone, prendre les messages et acheminer les appels;
  • Ouvrir, trier et acheminer le courrier reçu;
  • Offrir un support aux autres départements pour les tâches cléricales;
  • Envoyer des messages au moyen d’un télécopieur et photocopier des documents pour la distribution;
  • Mettre à jour divers documents tels que la liste des extensions téléphoniques, la fiche des présences, les procédures;
  • Assurer le bon fonctionnement et le contrôle du centre de documentation : faire l’inscription des participants qui empruntent les volumes et en assurer le suivi;
  • Faire la mise à jour de l’inventaire du matériel de bureau (fournitures, papier);
  • Effectuer l’envoi de réunions par Outlook pour ensuite en rédiger l’ordre du jour et le compte rendu;
  • Élaborer les étiquettes d'Abrimex pour les documents à envoyer et les ouvertures de dossiers;
  • Rediriger les courriels reçus vers les départements concernés;
  • Concevoir, rédiger et effectuer la mise en page de documents;
  • Participer à des projets spéciaux en collaboration avec les responsables et les autres départements;
  • Selon le profil et les compétences du candidat, il peut être appelé à prendre en charge la responsabilité du département de secrétariat;

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    Agent(e) aux développements

  • Concevoir des questionnaires d'étude de marché et de satisfaction de notre service auprès des EE;
  • Effectuer des études afin d'évaluer le potentiel de développement et les tendances futures au niveau du commerce international;
  • Planifier des projets de développement et coordonner les activités de concert avec les autres EE;
  • Évaluer les débouchés commerciaux et élaborer des stratégies avec les EE d’autres mers;

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    Agent aux ressources humaines

  • Contribuer à l’amélioration continue des procédures d’Abrimex;
  • Faire le suivi des retards et des absences;
  • Participer aux évaluations avec la directrice;
  • Procéder au suivi des participants;
  • Prendre en charge la responsabilité des comités;
  • Organiser et diriger certaines rencontres;
  • Planifier et procéder aux entrevues;
  • Organiser l’accueil et le départ des nouveaux participants;
  • Élaborer les normes, les politiques et les procédures : les valider et en assurer le suivi pour application;
  • Répondre aux demandes de renseignements faites par le personnel;
  • Procéder à l’ouverture, à la mise à jour ainsi qu’à la fermeture de certains dossiers des participants;
  • Effectuer les paies et les dépôts;

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    Soutien en informatique

  • Assurer un soutien technique aux participants en regard aux outils technologiques;
  • Assurer la maintenance de logiciels existants en y apportant les changements mineurs requis;
  • Analyser les besoins et la performance des systèmes informatisés, élaborer et mettre en œuvre des systèmes nouveaux et modifiés;
  • Procéder à la configuration et assurer le bon fonctionnement des ordinateurs, de l’équipement, du matériel, voire à leur entretien et à la réparation;
  • Élaborer ainsi que mettre en œuvre des politiques et des méthodes de traitement électronique de l’information puis des méthodes d’exploitation et de développement des systèmes informatiques;
  • Essayer, mettre au point, documenter et appliquer des programmes ou des logiciels susceptibles d'améliorer la qualité du travail des utilisateurs;

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    Infographiste

  • Connaitre les logiciels de base tels que : Photoshop, InDesign, Illustrator et Dreamweaver;
  • Concevoir et réaliser différentes publicités pour faire connaître Abrimex et ses produits lors de promotions et d’événements spéciaux (la journée porte ouverte et la foire commerciale);
  • Créer les maquettes avec l’aide de logiciels spécialisés;
  • Vérifier le montage des documents et apporter les correctifs nécessaires;
  • Participer à des projets spéciaux en collaboration avec les responsables et les autres départements;
  • Réaliser, créer ou retoucher le visuel des logos, photographies et autres documents;

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    Commis à la saisie de données (clients)

  • Inscrire les nouvelles fiches clients;
  • Traiter les commandes des clients;
  • S’assurer de la saisie des informations reliées aux ventes dans le système interne de gestion informatisée;
  • Répondre aux questions ou résoudre les problèmes reliés au service des ventes en traitant au besoin par téléphone ou par courriel avec les différentes compagnies d’entraînement;
  • Corriger les erreurs s’il y a lieu;
  • Travailler en collaboration avec les comptes recevables;
  • Toutes autres tâches connexes;

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    Commis à la saisie de données (fournisseurs)

  • Assurer l’approvisionnement des produits et des services destinés à la revente ainsi que les achats des participants;
  • Effectuer des achats en tenant compte du budget mensuel alloué, des produits offerts en promotion, des produits offerts en catalogue et en ligne (internet);
  • Communiquer avec les fournisseurs afin de conclure les transactions (facture et réception du bon de livraison);
  • Générer des achats en vue d’accroître le nombre de transactions dans le réseau international des entreprises d’entraînement;
  • Réceptionner les produits et les services acquis et s’assurer de la conformité des bons de livraison et des factures des fournisseurs;
  • Contrôler les commandes d’achat non honorées par les fournisseurs;
  • Transcrire le coût des commandes et remettre la facture au service de la comptabilité;
  • Répondre aux questions et résoudre les problèmes reliés à ce service;

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    Commis à la paie

  • Préparer hebdomadairement les feuilles de temps des participants à l’aide d’Excel;
  • Compléter hebdomadairement le document de production de paie à l’aide d’Excel à partir des feuilles de temps des participants;
  • Compléter une fiche employé pour chaque nouveau participant dans Acomba;
  • Effectuer les modifications de différents éléments dans les fiches employés dans Acomba, tels que les changements de fonctions, changement de salaires, etc.;
  • Intégrer dans Acomba les heures travaillées, les fériés, les vacances, etc.;
  • Concevoir les relevés d’emploi lors des départs
  • Vérifier l’inscription des salaires à l’aide du rapport «relevé des salaires»
  • Imprimer les chèques de paie;
  • Transférer le journal des paies au module comptabilité dans Acomba;
  • Produire les DAS (déductions à la source) pour la remise aux gouvernements;
  • Répondre à différentes questions reliées au traitement de paie par les participants ou permanents.

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    Commis aux recevables

  • Créer des factures clients à partir d’une commande ou non et les classer;
  • S’assurer de la saisie des informations reliées aux ventes dans le système interne de gestion informatisée;
  • Effectuer la réception des paiements canadiens et en devises étrangères, par chèques et virements bancaires;
  • Répondre aux questions ou résoudre les problèmes reliés au service des ventes en traitant au besoin par téléphone ou par courriel avec les différentes compagnies d’entraînement;
  • Faire le suivi auprès des clients;
  • Classer les documents des clients aux endroits prévus;
  • Appliquer les procédures en vigueur pour le traitement des demandes de recouvrement, des retours de marchandise, des crédits, des échanges, etc.;
  • Collaborer à la gestion des comptes en souffrance;
  • Toutes autres tâches connexes;

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    Commis aux payables

  • Effectuer l’inscription des factures fournisseurs à partir ou non d’une commande;
  • Vérifier les bons de commande des fournisseurs avec les factures inscrites sur le rapport hebdomadaire;
  • Corriger les erreurs d’entrée de données et faire approuver;
  • Faire les paiements de fournisseurs canadiens et en devises étrangère, par chèques, mandats poste et virements bancaires;
  • Préparer les rapports de paiements;
  • Assurer le suivi auprès des fournisseurs en vérifiant la concordance entre les paiements et les comptes;
  • Classer les documents des fournisseurs;
  • Répondre aux questions et résoudre les problèmes reliés à ce service;

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    Commis à la comptabilité

  • Faire les paies, imprimer les chèques et créer les nouveaux employés ou mettre leurs dossiers inactifs;
  • Effectuer la gestion des heures, le transfert de fonds, la paie de vacances et les cessations d’emploi;
  • Procéder à la remise de TPS et TVQ, DAS, cotisations syndicales et rapports;
  • Prendre les mesures appropriées pour résoudre les dossiers à problèmes et en assurer le suivi (transmission des informations par télécopie ou par téléphone);
  • Contacter les clients présentant des retards de paiement ainsi que générer et faire parvenir les états de comptes mensuels;
  • Participer à la production de conciliations bancaires, aux écritures de régularisation mensuelles et autres travaux de fin de mois et d’année;
  • Effectuer toutes les tâches reliées à la facturation;
  • Selon le profil et les compétences du candidat, il peut être appelé à prendre en charge la responsabilité du département de la comptabilité;

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    Agent aux communications

  • Travailler auprès des entreprises marraines à développer divers projets;
  • Préparer ou voir à la préparation des rapports, de mémoires, de brochures, d’exposés et de communiqués de presse;
  • Élaborer, appliquer et évaluer des stratégies de communication ainsi que des programmes destinés à informer le grand public des initiatives et des politiques de l’entreprise;
  • Préparer et présenter des programmes publicitaires afin de sensibiliser davantage la clientèle aux produits de consommation ou autres nécessités;
  • Participer à des projets spéciaux, tels que le journal interne de l’entreprise, en collaboration avec les responsables et les autres départements;
  • Toutes autres tâches connexes;

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